Föreningsstämma 2020

Tisdagen den 12 maj 2020 kl. 18:30 är det dags för årsstämma i Brf Trollkarlen 2, nedan följer lite information om och inför stämman.

Vad händer på stämman?
På stämman, ibland även kallat årsmöte, beslutar föreningen om bl.a. vilka som ska sitta i styrelsen, om aktuell styrelse gjort sitt jobb, godkännande av resultaträkning mm. På stämman tar föreningen även upp förslag som lämnats in från medlemmar, s.k. motioner.

Hur anmäler jag något att ta upp på stämman?
Förslag från föreningsmedlemmar, dvs. motioner, ska lämnas till styrelsen senast 29 februari.

Vilka får vara med på stämman?
Samtliga medlemmar i föreningen, dvs. bostadsrättsinnehavare.

Kan jag rösta utan att vara på stämman?
Ja, om du fyllt i en fullmakt där du anger vem som får rösta åt dig på stämman. Fullmakten ska tas med till stämman. OBS! Glöm inte att fullmakten måste bevittnas av en utomstående person.

När kommer dagordning och andra dokument?
Dagordning, årsredovisning, revisionsberättelse mm. kommer finnas tillgängligt här på föreningens hemsida senast den 28:e april.

Var hålls stämman?
I föreningslokalen på baksidan av Cirkusvägen 1.

Obligatorisk ventilationskontroll

Under vecka 42 kommer vi påbörja arbetet med att utföra OVK (obligatorisk ventilationskontroll) i föreningens alla lägenheter och lokaler.
Mer information om hur detta kommer att gå till kommer ni att få ifrån GK, som är ventilationsföretaget som vi har anlitat för att utföra kontrollen.

Med vänlig hälsning, Styrelsen i Brf Trollkarlen 2

Om hantering av personuppgifter

Med anledning av den nya lagen om hantering av personuppgifter, GDPR, så har vi nu publicerat information om hur föreningen hanterar personuppgifter. Du hittar informationen på www.trollkarlen2.se/brf-trollkarlen-2/hantering-av-personuppgifter.

Om du har frågor kring personuppgifterna som vi hanterar så är du välkommen att kontakta styrelsen. Du kan även kontakta styrelsen om du vill få informationen skickad till dig per post.

Hantering av personuppgifter

Detta dokument är ett utkast och ännu ej slutligt godkänt av styrelsen.

Bakgrund

Med anledning av de nya EU-lagstiftningen GDPR (General Data Protection Regulation) så har styrelsen för brf Trollkarlen 2 tagit fram riktlinjer och rutiner för hur personuppgifter ska hanteras inom ramen för föreningens arbete.

Detta dokument redogör för hur, när och varför vi behandlar personuppgifter. Dokumentet beskriver även vilka rättigheter du har och vilka skyldigheter föreningen har.

Vad är register?
Ett register är ett it-system för att lagra information. Denna definition är väldigt bred och inkluderar därför exempelvis e-post och lägenhetshetsförteckning.

Var är personuppgifter?
En personuppgift är data som direkt eller indirekt kan härledas till en individ. Denna definition är väldigt bred och inkluderar exempelvis namn, personnummer, telefonnummer, fotografier, fakturor och loggar från inpasseringssystem.

Vad är en personuppgiftsansvarig och ett personuppgiftsbiträde?
Föreningen är personuppgiftsansvarig. Detta betyder att föreningen ansvarar för att de personuppgifter vi har tillgång till hanteras korrekt. Om företag som utför uppdrag åt föreningen, ex. ekonomisk förvaltning och fastighetsskötsel, behöver tillgång till personuppgifter, ex. namn och adress, för att kunna utföra sina uppdrag så är de personuppgiftsbiträden.

I korthet

Föreningen håller medlemsbaserade register i form av medlemsförteckning, och pantregister samt avtal och handlingar för boendet, såsom för överlåtelse, medlemskap och för part, medlem och/eller lägenhet, specifika förhållanden och är därmed personuppgiftsansvarig. Ändamålet med registrering av eventuella personuppgifter är för att kunna genomföra aktuella uppdrag mellan boende/medlem och förening/hyresvärd. Behandlingen av personuppgifter sker enligt dataskyddsförordningens (GDPR) regler. Utlämnande av personuppgifter enligt ovan (och enligt avtal) kan göras till personuppgiftsbiträden såsom mäklare och finansinstitut när detta är påkallat, såsom för överlåtelse och vid pantförskrivning samt vidare till myndigheter och revisorer samt avtalade förvaltare av föreningens uppdrag och administration.

Rättigheter och skyldigheter

Du har som individ följande rättigheter:

  • Du har rätt att få ett utdrag med samtliga personuppgifter som föreningen har om dig.
  • Du har rätt att få personuppgifter raderade om föreningen inte måste hantera dessa personuppgifter enligt lag.

Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs. när föreningen behöver personuppgiften för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal, eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som boende.

Bostadsrättsföreningen har följande skyldigheter:

  • Upprätthålla ett medlemsregister
  • Upprätthålla en lägenhetsförteckning

Samtycke och inhämtning av uppgifter

Föreningen får tillgång till personuppgifter på flera olika sätt, inklusive överlåtelseavtal, kreditupplysning och e-postmeddelanden. Genom att ingå avtal, ex. hyresavtal, eller genom att ansöka om medlemskap i föreningen så samtycker du till föreningens behandling av dina personuppgifter.

Personuppgifter inkommer också via post och e-post. Genom att skicka information till föreningen samtycker du till att föreningen behandlar dina personuppgifter i enlighet med detta dokument. Om personuppgifter för andra personer inkluderas i det du sänder föreningen så ansvarar du för att även dessa personer samtycker till föreningens behandling deras personuppgifter.

Samtycke för behandling av personuppgifter anses inhämtat för samtliga medlemmar och hyresgäster som gick med i respektive ingick avtal med föreningen innan 25 maj 2018. Efter detta datum krävs uttryckligt samtycke från nya medlemmar och nya hyresgäster för behandling av deras personuppgifter.

Registerutdrag

Du har alltid rätt att få ett registerutdrag som visar vilka personuppgifter föreningen har om dig. Ett utdrag måste begäras skriftligen genom att begäran skickas till föreningens postadress. Registerutdrag kan inte begäras via e-post eller andra digitala kanaler.

Ändringar i och gallring av register

Föreningen önskar alltid ha korrekta register. Föreningen uppmanar därför alla hyresgäster och medlemmar att informera föreningen om förändrade personuppgifter. Exempel förändring av telefonnummer, e-postadress eller postadress.

Föreningen har en skyldighet att inte hantera mer personuppgifter än nödvändigt. När specifika personuppgifter inte längre behövs, exempelvis telefonnummer till personer som flyttat ut, så raderas de från föreningens register.

Om du anser att föreningen har personuppgifter om dig som inte krävs för att föreningen ska kunna uppfylla sina förpliktelser gentemot dig så har du rätt att få dessa raderade. Observera dock att vissa personuppgifter måste sparas enligt lag och att vissa personuppgifter behövs för att kunna ge bra service till dig som boende.

Följande tidsgränser appliceras för lagring av personuppgifter:

  • Medlemsförteckning: lagras upp till 7 år efter att föreningen upplöst.
  • Lägenhetsförteckning: lagras upp till 7 år efter att föreningen upplöst.
  • Personuppgifter gällande hyresgäster: lagras upp till 2 år efter att avtalet avslutats.

Personuppgifter som inte längre ska behandlas kan antingen raderas eller anonymiseras. Anonymisering kan exempelvis vara ett alternativ om föreningen önskar ha statistik över hur många hyresgäster som funnits tidigare år.

Ändringar av hur personuppgifter hanteras

Föreningen förbehåller sig rätten att i framtiden uppdatera principerna i det här dokumentet för att ta hänsyn till framtida ändringar av lagar eller tekniska krav. Sådana förändringar kommer att tillkännages i god tid via föreningens vanliga informationskanaler.

Känsliga personuppgifter

Följande personuppgifter hanteras av föreningen i enskilda ärenden och anses vara extra känsliga och skyddsvärda:

  • Personuppgifter relaterade till lagbrott, ex. polisanmälningar som berör en viss lägenhet eller en viss boende.
  • Personuppgifter relaterade till funktionsvariationer, ex. handikappanpassning av lägenheter.
  • Personuppgifter relaterade till personer med skyddad identitet. Personens rätta identitet hanteras aldrig elektroniskt/digital utan enbart på papper. Så länge lagar inte ställer andra krav så anonymiseras dessa personuppgifter vid elektronisk/digital hantering.

Samtliga pappersdokument med personuppgifter av ovanstående typ förvaras inlåsta i brandklassat arkivskåp med kodlås. Enbart styrelsen har tillgång till detta arkivskåp.

Vad är en föreningsstämma?

Under årsstämman fattas viktiga beslut som påverkar din omgivning. Så här med lite mindre än en månad kvar till årsstämman tänkte vi i styrelsen att information om vad en stämma faktiskt är kan komma väl till hands. Härefter kommer således lite kort information.

En gång om året håller föreningen ordinarie föreningsstämma. Du är då med och beslutar om  kostnader och service i din boendemiljö. Då är du även med och väljer styrelse och revisorer bland medlemmarna.

 
Har du intresse av att arbeta i bostadsrättsföreningen kan du bli invald i styrelsen genom att kontakta valberedningen. Styrelsen sköter sedan det löpande arbetet inom föreningen och ansvarar för den tekniska driften samt den ekonomiska förvaltningen. Som medlem kan du under året lämna in förslag och motioner till årsstämman.

 
Dessutom så är det på stämman som föreningens medlemmar godkänner redovisningen och beslutar om huruvida styrelsen gjort sitt jobb (och därmed medges ansvarsfrihet).

Bra att veta inför stämman:

  • Du kan enbart rösta om du är närvarande på mötet eller om någon som du gett fullmakt till är närvarande på mötet.
  • Enbart medlemmar (och personer med fullmakter från medlemmar) är inbjudna till mötet.
  • Legitimation måste medtas.

Inför extra föreningsmöte

Tisdag den 13 februari 19:00 så kommer det hållas ett extrainsatt föreningsmöte i brf Trollkarlen 2. Grundorsaken till mötet är att föreningen behöver justera våra stadgar för att följa de regler och lagar som gäller.

Är det något speciellt som du själv vill ta upp? Hör då av dig till styrelsen på info@trollkarlen2.se eller 08-400 123 70.

Mötet är också ett bra tillfälle för dig som medlem att träffa grannar som, likt dig, också tycker det är viktigt att boende och förening mår bra. Dessutom kommer det att bjudas på fika.

Inför mötet har styrelsen skapat två dokument:

Kallelse, dagordning och fullmakt delas ut till varje medlem per post.

Vi ses den 13:e.

Mvh. styrelsen

På gång kring nyår

God nytt år

Styrelsen hoppas alla boende haft en trevlig julhelg och önskar alla boende ett gott nytt år!

Extrastämma

Tisdag den 13 februari kommer det hållas ett extra föreningsmöte för att, bland annat, klubba igenom reviderade stadgar. Stadgarna behöver revideras till följd av nya lagar och regler. En del paragrafer i stadgarna behöver också förtydligas.

Mötet är också en möjlighet att ställa frågor till styrelsen. Är det något du vill ta upp på mötet så är du välkommen att höra av sig på info@trollkarlen2.se eller 08-400 123 70.

Kallelse skickas ut inom kort.

Boendeenkät

Glöm inte att besvara vår boendeenkät på http://tiny.cc/enkat2017.

Julgranar och julskräp

Så här i jultider brukar det bli mycket skräp, allt från kartonger och matrester till julgranar och tv-apparater. Tänk på att sortera soporna korrekt! Julgranar ska inte slängas i sopnedkast eller miljöstuga. Kartonger ska vikas ihop innan de slängs.

Mer information finns på http://www.trollkarlen2.se/atervinning.

Kamera i miljöstation (grovsoprummet)

På tal om skräp så har en del boende märkt att miljöstationen ibland varit oväntat stökig senaste månaderna. Styrelsen misstänker att det antingen är obehöriga som använder vår miljöstuga eller att det är boende som flyttstädar på ett oansvarigt sätt. Vi kommer därför installera en kamera i miljöstugan för att se vad som är problemet. Boende som grovt missbrukar miljöstugan, ex. genom att dumpa saker som inte ryms i sopkärlen, kommer att debiteras för de extrakostnader som det medför föreningen.

Tack

Styrelsen vill tacka alla boende som visar omtanke för sina grannar, som betalar sina avier i tid, som sköljer ut alla konservburkar innan de slängs i miljöstugan, som håller källargångarna fria från skräp, som håller koll på sina tvättider, som utnyttjar grillplatsen, som felanmäler trasiga torkskåp och allt annat som görs för att våra bostäder och vår närmiljö ska vara så trevlig som möjligt. Tack.

Boendeenkät 2017

Nu är årets boendeenkät ute! Ni som har anmält er till e-postlistan har fått länken i er brevlåda och ni andra hittar länken på anslagen i trappuppgångarna.

Enkäten är till för både hyresgäster och bostadsrättsägare. Berätta vad du tycker om bostäderna, föreningen, omgivningarna mm. Svaren hjälper styrelsen med många olika saker, exempelvis när det gäller hur framtida underhåll ska prioriteras.

Tack på förhand och ha en fortsatt trevlig helg.